英文说明书格式编排方法

英文说明书格式编排方法

（2014年1月稿）南京东方翻译院修订

1.      通则

本方法适用于本公司生产的保护装置的英文说明书稿（以下简称说明书）的编排。

说明书采用A4纸，在页面设置中置页边距为：上2.54 cm，下2.54 cm，左2.5 cm，右2.5 cm。

在说明书的文字中，除一句话第1个字的第1个字母、缩略语、型号、在LCD中显示的代号以及本方法规定的英文字母必须大写等情况外，英文字母都采用小写。可以这样说：凡可大写或小写的字母都用小写。

除必要、难以避免或另有说明的情况外，说明书的一般文字采用Arial字体，五号大小，行距为“单倍行距”，间距段前为0.5行，段后为0.5行，每段各行文字左侧对齐顶边，首行不缩进，两句话之间空1个字符，即空2个间隔（space）。

正文内容的每一章都从奇数页开始，顺序编页码，以阿拉伯数字记页码。前言和目录部分也从奇数页开始，以小写罗马数字记录页码。如果每个章节结尾为奇数页，则敲回车键加入空行来加入空白页，凑成使得结尾为偶数页结束。

正文中相关标题规定如下：

一级标题：Arial字体，小二号大小，单倍行距，间距段前为15 磅，段后为15 磅；

二级标题：Arial字体，四号大小，单倍行距，间距段前为12 磅，段后为12 磅；

三级标题：Arial字体，小四号大小，单倍行距，间距段前为9 磅，段后为9 磅；

四级标题：Arial字体，五号大小，单倍行距，间距段前为0.5行，段后为0.5行；

其他级别标题同四级标题。

标题的需要设置成可以自动编号的形式！

2.      结构

说明书由以下要素顺序构成：

1)        封面

2)        前言Preface，其标题为第1级

3)        目录Table of contents，标题为第1级

4)        正文，分为以下层次，每个章节中每个单词的首字母大写

l         章chapter，标题为第1级，即标题1，例如：“Chapter 1  Introduction”；

l         节clause，标题为第2级，即标题2，例如：“1.1  Application”；

l         小节sub-clause，标题为第3级及以下，即标题3，标题4 ….，例如：“3.3.1  Differential Current Calculation”，“3.3.1.1  Current Compensation”等；

l         段，文中的自然段，不设标题。

5)        页眉和页脚

6)        表格

7)        公式

8)        标点符号

表格，图，公式需要设置成题注！

    文中引用章节、表格、图、公式时需要设置成交叉引用！

3.      封面

正式出版的说明书的封面的内容及其格式按公司的规定。这里只对说明书稿的封面提出要求。

封面实现为右对齐方式，字体为Arial ，二号大小；最后一行为居中对齐，字体为Arial，小四大小。本页行距为“单倍行距”，间距段前为0.5行，段后为0.5行。

封面的第5行为装置的型号，格式例子如：RCS-9622A，其中的横线必须加入；第6行为装置的英文名；第7行为Instruction Manual。除型号外，名称的每个英文字的第1个字母大写，英文名称不带Equipment。最后一行，固定为公司名称“Nanjing Nari-Relays Electric Co., Ltd.”。

封面后为一空白页，为了使下一章节从偶数页开始而加的空白页。

下图为一个封面的示意图。